打印機是我們日常辦公中常用設備，每天都要打印、復印很多資料，打印成本一直是各企業用戶比較關注的問題，好的設備能夠很大程度緩解用戶高印量低成本的需求，那么想要更科學的降低打印成本，有什么解決辦法呢，今天小編就通過一個案例，給出合理的方案，讓打印工作更加節省。

案例：某新媒體運營公司，人數在200人左右，租賃的二手機，無專業人員管理，導致公司打印混亂，造成紙張浪費，無法有效的控制打印成本，打印機出現故障問題服務商上門慢等等問題；現在公司想解決打印成本問題，然后更換新機租賃，需要定時保養，培訓員工使用打印機。

首先我們看一下現在常見的幾種打印管理方法：
一、設立復印登記制度，復印進行記錄，看起來很正規；存在的問題是：月底誰來統計每個人的使用量，尤其是一個公司有多臺復印機在不同位置，有多個登記本的時候，無人管理統計；

二、每個使用者設一個密碼，存在的問題是：使用者多的時候，設置密碼不方便；當員工忘記密碼、或離職、或新員工入職時，變更密碼不方便；另外每臺電腦都要設置密碼打印，更換電腦時，會產生設置的問題；打印、復印統計不方便，統計復印時，要到復印機那里一個賬戶一個賬戶地查看，企業打印機多或使用者人數多的時候，數據可能不真實，不是很好統計。

三、每個部門設一個密碼，存在的問題是：使用量、使用權限無法細分到個人；當員工調換部門，部門密碼就需要變更；部門密碼不一定保密，存在一定風險；

四、控制空白復印紙，存在的問題是：紙是領走了，但打印了什么文件、是否使用了彩色，公司并不知道。每次打印時要自己放紙，打印機紙盒也容易損壞。最重要的是為了節省辦公，如果花在領紙、管紙上的時間成本、人工成本并不是小數的話，或許不去管還更省錢。

五、專人管復印機，存在的問題是：一年的人工成本多少，如果管理員離開位置，打印機無法使用時會造成混亂。

上述5種方法是現在打印機設備公司常見的處理辦法，但都不理想，其實解決復印打印統計，并控制使用成本并不復雜，最好的解決方案是：使用復印打印管理系統，實現單位所有的復印機和打印機自動管理和統計。
復印、打印、掃描自動管理的好處是：

一、節省費用：每個人彩色與黑白、復印與打印的使用權限可根據需要個性化配置，比如禁止彩色復印或彩色打印的權限，或設置印量等。刷卡才能打印出來，避免了打印出文件沒人取或亂取的浪費，彩色打印還可以強制用黑白輸出。

二、漫游打印：不裝刷卡的話，發出打印命令后如果復印機/打印機正在使用，要等用完才能輸出打印件，去取打印件時，如果發現復印機/打印機故障而換設備打印，容易出現原設備故障排除后，發生重復打印的問題。裝了刷卡后，可到其它復印機/打印機（包括不同品牌）刷卡輸出，重新打印的麻煩和重復打印的問題，都不會發生。

三、保密打印：打印件刷卡才輸出，輸出時間可自由掌握，避免輸出的文件遺留在打印設備上，造成的泄密。

四、掃描便捷又安全：復印機使用刷卡掃描到郵箱時，不用再在復印機上給每個人設置一個郵箱了，刷卡掃描可自動將掃描件發到軟件使用者帳戶里預先設定好的1個或N個郵箱，既解決了掃描到共享文件夾時信息不安全的問題，又解決了傳統掃描到郵箱時，要在每臺復印機給每個人設置郵箱的麻煩，和設置復雜的問題，以及更換復印機要重新設置郵箱的問題。（傳統掃描到郵箱，人數多的時候、員工入職/離職的時候，設置或刪除郵箱的工作是不是很繁瑣？供應商是不是怕麻煩，而沒有采用比掃描到共享文件夾安全的掃描到郵箱方式？或者沒有全部設置掃描到郵箱？甚至沒有介紹出租的復印機可以掃描？甚至說出租的復印機不能掃描？）

五、自動統計：通過刷卡復印、刷卡打印，每個人在不同品牌型號復印機、打印機上的使用量，都自動統計到系統后臺的賬戶，一張都跑不了，可以方便地按部門印量、個人印量、月印量、彩色印量、最大用量等條件進行統計，成本的細分不僅能到部門，還能精確到個人。

六、統計準確：使用量以系統管理后臺的記錄為準（掌握在用戶手里），而不是以復印機的計數器為準（掌握在服務商手里），徹底解決租賃或全包服務中，不良供應商虛增使用量（調高計數器）的問題。

七、內容監控：可監控打印的文件名，甚至打印內容、復印內容，有效控制私用。

八、防網絡阻塞：打印采用網絡共享方式，打印數據先傳到服務器上，刷卡時才傳到打印機，不像網絡打印，打印數據直接傳到打印機上，在打印量大，或瞬間打印量大時，可能會阻塞網絡。

復印打印管理系統適合大多數企業，節約了打印復印的成本與此同時解決了打印管理的問題，每一個公司的具體的情況是不一樣的，需要依據企業自身具體的情況去制定出對應的復印機運用策略，達到節約辦公成本的計劃；我們公司做租賃行業也有23年的經驗了，專注新機租賃，不斷的優化租賃方案，全心為各企業解決打印機成本問題，和多家大型企業保持長期合作關系，如果您有需要可以撥打我們的服務熱線了解更多！