隨著技術進步和由于辦公室工作細化而對辦公設備不斷提出新的要求，各類新型中高端辦公設備產品層出不窮，辦公設備更新速度也越來越快。但是，大多數辦公設備屬于以機電為基礎的耐用設備，在辦公室中多種類型、多代設備同時使用的現象比較常見。
如今!幾乎在所有辦公室都能見到的智能打印機、復印機、傳真機以及彩色數碼復合機等辦公設備。辦公設備建議要主動維護，使機器的停機時間處于最小，從而獲得使用效率和價值。
復印機、打印機、傳真機等等……是集光學、機械、電子技術為一體的精密辦公設備，通過使用顆小的靜電墨粉，利用靜電原理，在感光材料上形成靜電潛像，使微小的墨粉附在感光材料上，再將其轉印到紙上從而得到需要副本。這個工序是利用靜電的特性進行的。因此，在機器內部的傳動部件、光學部件以及高壓部件上容易附著紙屑、漂浮的墨粉等，但這些的存在只會影響復印的質量。若放任不管，會增加機器的驅動負荷，妨礙熱量的排除，說不定也可能是造成機器故障的原因。
定期的維護保養，可以清除機器內部的污垢，在必要的部件上加注潤滑油，清潔光學部件，改善復印品質量，將可能發生的故障消滅在萌芽狀態，減少停機時間。
然而，辦公設備具有技術性，對維修技術要求很高，根據普天達辛苦的研究對比了多個案例后發現，84%以上的辦公設備損壞是由于操作和使用不當造成的，因此，一個企業要對辦公行政人員做專門的辦公設備維修和維護培訓，或者采用辦公設備外包的方式來解決。形成打印機租賃公司的強勢崛起
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